L'archivio documenti del condominio, organizzato e ricercabile con AI.

Archivio documenti condominio: il caos cartaceo finisce qui

Ogni amministratore di condominio gestisce migliaia di documenti: verbali assembleari, rendiconti, preventivi, contratti, polizze, certificazioni tecniche, planimetrie catastali, fatture, lettere ai condomini, decreti ingiuntivi. Il classico armadio metallico con i raccoglitori non basta più. La normativa obbliga a conservare i documenti per 5-10 anni, e in caso di contenzioso o richiesta del giudice, deve essere possibile recuperare il documento giusto in poche ore.

L'archivio documenti di MyCondominio è un Document Management System (DMS) in cloud, progettato specificamente per le esigenze del condominio italiano.

Struttura: stabile → esercizio → categoria

Ogni documento è archiviato in una struttura ad albero su tre livelli:

• Stabile di appartenenza (es. Via Roma 8)
• Esercizio contabile (es. 2025, 2026)
• Categoria documentale (es. Assemblee, Rendiconti, Polizze)

Le categorie pre-impostate riflettono la pratica condominiale italiana:

• Assemblee: convocazioni, ordini del giorno, verbali, deleghe
• Rendiconti: consuntivi, preventivi, riparti, nota sintetica
• Contratti: pulizie, manutenzioni, portineria, somministrazione utenze
• Polizze: globale fabbricato, RC, infortuni, kasko
• Fatture: ricevute e fatture elettroniche, ricevute pagamento
• Certificazioni: ascensore, antincendio, impianto termico, conformità DM 37/08
• Catasto: planimetrie, visure, accatastamenti
• Legale: decreti ingiuntivi, ricorsi, sentenze, atti notarili
• Tabelle millesimali: A, B, C, custom con versioni storiche
• Varie: corrispondenza generica, lettere ai condomini

Puoi creare nuove categorie per esigenze particolari di uno stabile (es. "Lavori facciata 2025-26").

OCR automatico su PDF scansionati

Molti documenti arrivano via mail o vengono scansionati: un PDF di una polizza ricevuta dal fornitore, una scansione di un verbale firmato a mano, un fax di un decreto ingiuntivo. Questi PDF non hanno testo selezionabile e sono normalmente inaccessibili alla ricerca.

MyCondominio applica automaticamente l'OCR (Optical Character Recognition) a ogni documento caricato. Il testo estratto diventa indicizzato e ricercabile, anche se l'originale era un'immagine.

Ricerca AI semantica

La ricerca classica per nome file fallisce quando il documento si chiama "scansione_12345.pdf". La ricerca tradizionale full-text aiuta solo se sai esattamente le parole esatte. MyCondominio offre una ricerca AI semantica: scrivi quello che cerchi in linguaggio naturale e l'AI trova il documento giusto.

Esempi reali:

• "Quando scade la polizza incendio di Via Roma?"
• "Quanto abbiamo speso per ascensore nel 2024?"
• "Verbale dove abbiamo deliberato i lavori facciata"
• "Contratto pulizie con clausola di risoluzione"
• "Certificato conformità impianto elettrico più recente"

L'AI capisce il senso, identifica il documento rilevante e ti mostra anche la pagina precisa dove trovare l'informazione. Risparmio di tempo enorme rispetto al cercare a mano.

Permessi granulari per condomini, consiglieri, terzi

Non tutti i documenti devono essere accessibili a tutti. Per ogni documento decidi chi può vederlo:

• Tutti i condomini (es. rendiconto annuale)
• Solo i condomini di una scala o blocco
• Solo i consiglieri e revisori
• Solo lo studio
• Accesso temporaneo a terzi (es. perito assicurativo) con link scadente in 7 giorni

Ogni accesso è tracciato: chi, quando, da quale IP/dispositivo. In caso di contestazione hai la prova certa.

Conservazione a norma con tracciabilità

Per i documenti che richiedono conservazione a norma (verbali firmati, contratti, fatture elettroniche), MyCondominio segue le linee guida AgID:

• Hash crittografico per ogni documento (SHA-256)
• Marca temporale (timestamp) certificata
• Tracciamento accessi e modifiche (audit log)
• Backup geo-ridondante

I documenti firmati digitalmente mantengono la validità legale negli anni, anche dopo modifiche dell'organico dello studio.

Storico e versioning

Alcuni documenti cambiano nel tempo. Tabelle millesimali aggiornate dopo un cambio di proprietà, regolamento condominiale modificato dopo una delibera, contratto pulizie rinnovato a nuovi prezzi. MyCondominio tiene tutte le versioni storiche:

• Data della modifica
• Motivo (es. "Delibera assembleare 12/03/2025")
• Autore della modifica
• Documento precedente accessibile

In caso di contestazione "ma la tabella millesimale era diversa nel 2023!" hai la prova di come era effettivamente.

Accesso 24/7 per i condomini

I condomini accedono al portale condomini e scaricano in autonomia i documenti che li riguardano. Niente più telefonate allo studio per "mandami il rendiconto" o "puoi rimandarmi il verbale". Tutto già lì, scaricabile in PDF, sempre disponibile.

Integrazione con tutti gli altri moduli

L'archivio non è separato: ogni modulo del software gestionale per amministratori di condominio carica automaticamente i suoi documenti. Il modulo assemblee archivia verbali e convocazioni, il modulo contabilità archivia rendiconti, il modulo lavori archivia preventivi e SAL, il modulo fiscale archivia F24 e 770. Tutto naturalmente categorizzato.

Niente più "ma dov'ho messo quel documento?": con MyCondominio è sempre dove deve essere, e l'AI lo trova in due secondi.